V današnjem digitalnem svetu skorajda vsi uporabljamo sodobne in pogosto brezplačne storitve za deljenje in izmenjavo dokumentov. Tudi v poslovnem svetu, kjer sta za zagotavljanje konkurenčne prednost agilnost in učinkovitost izjemno pomembni. Pogosto pa pozabimo na informacijsko varnost in vse nevarnosti, ki prežijo na dokumente in s tem občutljive poslovne informacije. Varnost teh pa je ključnega pomena za uspešno in zaupanja vredno poslovanje.
Ohranjanje varnosti in zaupanja
Vsako leto se število dokumentov, ki jih ustvarijo podjetja, dramatično poveča. Mobilnost in delo na daljavo je varno upravljanje dokumentov postavilo še dodatno pred izjemno zahtevno nalogo.
Dokumenti se prenašajo, shranjujejo in obdelujejo na različnih napravah, lokacijah in v oblačnih storitvah. Pri tem pa so podjetja in uporabniki izpostavljeni vse večjim tveganjem za kibernetske napade z namenom zlorabe informacij. Dodatno varnostne incidente povzročajo tudi sami uporabniki zaradi nevednosti, nepozornosti ali pa kršenja varnostnih pravil.
Izguba, kraja ali malomarno ravnanje s podatki predstavlja tveganja za praktično vsako podjetje. Ne glede na velikost.
Po raziskavi Centrify je 65 % strank, ki so doživele zlorabo ali razkritje osebnih podatkov, izgubilo zaupanje v podjetje, kjer se je incident zgodil.
Še posebej, če gre pri tem za zaupne podatke o poslovanju, zaposlenih in partnerjih. Zaupanje se izjemno težko povrne, zato je pomembno, da varnost postane eden izmed ključnih faktorjev poslovanja vsakega podjetja. Potrebno je torej zagotoviti, da bo kompleksno in dinamično življenjsko okolje dokumentov varno, hkrati pa bo zagotavljalo rast in odpornost vašega podjetja.
Kako zagotoviti večjo varnost vaših dokumentov
Navajamo nekaj ključnih elementov, ki jih morate umestiti v proces upravljanja dokumentov, da bo le-to bolj varno:
Močno geslo
Močna gesla so ena najpreprostejših, a hkrati najučinkovitejših metod za zaščito vaših dokumentov. Zato poskrbite, da uporabniki za delo z raznovrstnimi napravami in storitvami uporabljajo edinstvena in zapletena gesla.
Po najnovejšem poročilu Verizon Data Breach Report je 80 % incidentov, pri katerih pride do nepooblaščenega izpostavljanja, razkritja ali izgube osebnih podatkov posledica slabih ali ponovno uporabljenih gesel.
Šifriranje
Šifriranje omogoča, da se podatki zakodirajo in jih je mogoče dešifrirati le s pomočjo posebnega gesla ali ključa. Uporaba šifriranja je smiselna tako pri prenosu kot pri shranjevanju dokumentov. S tem preprečite dostop do podatkov nepooblaščenim osebam.
Omejitev dostopa do občutljivih dokumentov
Dajte dostop le tistim, ki ga res potrebujejo. Definirajte varnostne vloge s pravicami, ki dostop do posameznih dokumentov in podatkov omogočijo le uporabnikom, ki imajo ustrezne pravice zaradi potreb svojega dela.
Spremljanje in sledenje dostopa do dokumentov
Izjemno pomembno je tudi spremljanje in sledenje dostopa, ki zmanjšuje in preprečuje zlorabe. Dostop do dokumenta s strani uporabnika naj bo skupaj z razlogom vpogleda zabeležen v revizijski sledi. Tako v vsakem trenutku veste, kdo je s kom, kdaj in s kakšnim namenom delil dokument.
Večkratna overitev pristnosti oz. večfaktorska avtentikacija
Večfaktorska avtentikacija je proces, ki zahteva potrditev identitete uporabnika z uporabo več različnih metod, kot sta npr. geslo in avtentikacija z mobilnim telefonom.
Direktorica CISA, Jen Easterly, navaja, da uporaba večfaktorske avtentikacije (MFA) zmanjša možnost vdora za 99%.
Uvedba načrta za varnostne kopije in obnovitev
Varnostne kopije dokumentov so edina rešitev za povrnitev izgubljenih ali odtujenih dokumentov, zato je smiselno varnostno kopiranje redno izvajati.
Katera rešitev vas bo varno vodila skozi digitalno poslovanje
Zaveza visoki ravni informacijske varnosti, ki bo omogočila vse zgornje elemente in še več, tako ni več enostavna in zato tudi ne brez stroškov. Še posebej, če se tega lotite sami. Poleg začetne naložbe v infrastrukturo morate zagotoviti tudi njeno redno vzdrževanje in strokovno ekipo, ki bo aktivno spremljala razvoj področja in vedno nove grožnje.
Zato je smiselno poiskati alternativo, ki bo optimalna in tudi stroškovno ugodnejša. Številna podjetja se zato odločajo za implementacijo rešitev za upravljanje dokumentov v oblaku.
Oblačne storitve sledijo visokim standardom varnosti shranjevanja podatkov, omogočajo šifriranje, dvojno avtentikacijo, kontrolo dostopa in varnostne kopije. Zanesljivi ponudniki redno posodabljajo svoje sisteme, kar zagotavlja, da so najnovejše tehnologije in varnostne funkcije vedno na voljo.
Ena najvarnejših in zakonsko skladnih rešitev na trgu je tudi InDoc EDGE, ki ga uporablja že več kot 15.000 uporabnikov za varno izmenjavo in hrambo dokumentov. Omogoča hiter dostop do informacij, skrbi za najvišjo stopnjo varnosti ter zagotavlja celovitost in verodostojnost dokumentov.
Vaš prvi korak k večji varnosti je torej lahko brezplačna 30-dnevna poskusna uporaba InDoc EDGE.