Popolna digitalna preobrazba morda zveni idealno, a realnost večine organizacij je drugačna. Omejeni proračuni, razpoložljivost kadra in časovna stiska zahtevajo pragmatičen pristop.
Ni treba digitalizirati "vsega" – največ koristi pogosto dosežemo s ciljnim pristopom k tistim procesom, ki podjetje vsakodnevno najbolj bremenijo.
»Pri eni od naših strank je uvedba digitalnega upravljanja pogodb skrajšala čas usklajevanja in potrjevanja za več kot 60 %. To ni bila zmaga tehnologije – temveč pogumna odločitev, da se preneha z improvizacijo. Ko enkrat procesi stečejo digitalno, postane razlika očitna na vseh ravneh – od pogodb, računov in kadrovskih dokumentov, do ISO postopkov.«
Anton Gazvoda, Mikrocop
strokovnjak za digitalizacijo poslovanja
V nadaljevanju predstavljamo štiri takšne primere iz prakse – vsakdanja opravila, ki jih s pomočjo dokumentnega sistema z avtomatizacijo procesov in varno elektronsko hrambo izvedemo hitreje, pregledneje in z bistveno manj stresa.
Kje torej začeti?
Upravljanje pogodb: več nadzora, manj tveganj
V številnih organizacijah pogodbeni procesi še vedno potekajo nepregledno – deloma prek e-pošte, deloma na papirju. Osnutki se izgubljajo, potrjevanja trajajo predolgo, pomembni roki pa pogosto uidejo iz nadzora.
Digitalizacija pogodbenih postopkov prinaša red, hitrost in sledljivost.
Pogodbe se ustvarijo ali uvozijo v sistem, kjer sledijo vnaprej določenim korakom za usklajevanje, pregled in elektronsko podpisovanje.
Sistem omogoča celovito revizijsko sled, ki zagotavlja popoln pregled nad spremembami, avtorizacijami in odgovornostmi.
Po podpisu se pogodbe samodejno arhivirajo v elektronsko hrambo, kjer ostajajo varne in dostopne.
Posebej pomembna funkcionalnost pa je avtomatsko obveščanje ob izteku pogodb, kar omogoča pravočasno ukrepanje in preprečuje poslovna tveganja.
Rezultat: hitrejše sklepanje poslov, večja pravna varnost, manj napak in manj administrativnega bremena.
Kadrovski procesi brez papirja: več časa za ljudi, manj za papirologijo
Kadrovske službe se pogosto soočajo z administrativnim bremenom, ki jim jemlje čas za tisto, kar je res pomembno – razvoj zaposlenih, kulturo in strategijo. Pogodbe, soglasja, izjave in drugi dokumenti se še vedno pogosto urejajo ročno, vključujejo tiskanje, skeniranje, ročno podpisovanje in fizično arhiviranje. To je zamudno, nepregledno in povečuje možnost napak.
Digitalizacija kadrovskih postopkov uvede avtomatizacijo tam, kjer jo najbolj potrebujemo.
Prijave kandidatov se zbirajo na enem mestu.
Pogodbe se generirajo neposredno iz sistema in podpišejo elektronsko.
Vsi dokumenti se samodejno uvrstijo v digitalno personalno mapo zaposlenega.
Sistem samodejno upošteva pravila hrambe, izločanja in skladnost z zakonodajo (vključno z GDPR).
Rezultat: manj administracije, več časa za ljudi, večja skladnost in boljša izkušnja za zaposlene.
Računi in naročila: večja preglednost in manj napak
Finančni oddelki pogosto poročajo, da je likvidacija računov eden najbolj zamudnih in občutljivih procesov – predvsem zaradi razpršenih kanalov, ročnega potrjevanja in nepovezanosti z naročili. Papirni, PDF in e-računi prihajajo iz različnih virov, zahtevajo identifikacijo odgovorne osebe, potrjevanje poteka prek e-pošte, naročila pa se povezujejo ročno. Na koncu vse čaka še knjiženje v ERP.
Digitalizacija ta proces poenostavi in avtomatizira v celoti:
Vse vrste računov se enotno zajamejo v sistem.
Samodejno potujejo skozi potrjevanje po vnaprej določenih pravilih.
Računi se povežejo z naročili znotraj sistema – brez dodatnega usklajevanja.
Končna knjižba v ERP poteka brez podvajanja vnosa.
Vsak korak je sledljiv, vsak dokument arhiviran v skladu s pravili.
Rezultat: hitrejši obračun, manj napak, večji nadzor nad stroški in boljše upravljanje denarnega toka.
ISO dokumentacija brez stresa pred presojo
Ko se približa ISO presoja, se v številnih podjetjihzaostri tempo. Zaposleni iščejo zadnje verzije dokumentov, preverjajo potrditve in datume veljavnosti – pogosto brez ustreznega sistema, ki bi omogočal nadzor nad celotnim življenjskim ciklom dokumentacije.
Digitalizacija procesov upravljanja ISO dokumentacije vzpostavi red in predvidljivost.
Vsak dokument nastane v kontroliranem postopku z jasno določeno odgovornostjo.
Gre skozi usklajevanje, parafiranje in odobritev s sledljivimi koraki.
Objava dokumenta je samodejna, z obvestili vsem relevantnim uporabnikom.
Ob izteku veljavnosti sistem samodejno opozori na potrebo po reviziji.
Končna verzija se varno shrani v elektronsko hrambo, z revizijsko sledjo celotnega procesa.
Rezultat: organizacija je vedno pripravljena na presojo, zaposleni imajo dostop do ažurnih dokumentov, ISO standardi pa postanejo del vsakdana – ne le stresnega obdobja pred obiskom presojevalca.
Kako izbrati pravi proces za začetek?
Če ne veste, kje začeti, se vprašajte:
Kateri procesi povzročajo največ frustracij med zaposlenimi?
Kje se dogajajo napake, ki stanejo čas ali denar?
Kje zaposleni porabijo največ časa za rutinska opravila, ki bi jih lahko avtomatizirali?
Kateri postopki imajo največjo težo za vaše poslovanje ali skladnost?
Tisti proces, ki povzroča največ trenja v vsakodnevnem delu – naj bo prvi na vrsti za digitalizacijo.
Digitalizacija, ki deluje tam, kjer šteje
Digitalizacija ni več stvar dolgoročnih vizij – danes prinaša konkretne koristi na najbolj operativni ravni. Od pogodb in kadrovske dokumentacije, do računov, naročil in ISO procesov – vsak proces, ki poteka digitalno, zmanjša napake, poveča hitrost in izboljša uporabniško izkušnjo.
Če se vse to odvija v okolju, ki omogoča enostavno upravljanje dokumentov, avtomatizacijo procesov in varno e-hrambo, je digitalizacija veliko manj zapletena, kot se zdi na prvi pogled.