Pogodbe so ključne za poslovanje vsake organizacije, saj vsebujejo podatke, ki so bistveni za ustvarjanje vrednosti in zagotavljanje pravne varnosti. Učinkovito upravljanje pogodb zmanjšuje poslovna tveganja, omogoča boljše sodelovanje med deležniki in zagotavlja, da so vsi pogoji in dogovori jasni in sledljivi. S pravimi orodji lahko podjetja izboljšajo svojo operativno učinkovitost in se lažje prilagajajo spremembam na trgu.
Še vedno ročno upravljate pogodbe?
Tradicionalno upravljanje pogodb, ki temelji na ročnih in papirnatih postopkih, prinaša številne izzive in neoptimalnosti, ki lahko negativno vplivajo na poslovanje podjetja. Ročni procesi so običajno časovno potratni, hitreje se pripetijo napake, kar otežuje učinkovito obdelavo pogodb. Pomanjkanje centraliziranega sistema za shranjevanje pogodb pomeni, da so dokumenti pogosto razpršeni po različnih oddelkih in formatih, kar otežuje iskanje in nadzor. Brez ustrezne sledljivosti je težko spremljati spremembe in različice pogodb, kar povečuje tveganje za pravne spore in neskladnosti. Pomanjkljivo sledenje ključnim datumom, kot so roki za obnovo ali odpovedi, pa lahko vodi do zamujenih priložnosti ali pa finančnih kazni.
Izzivi tradicionalnega upravljanja pogodb
Dolgotrajni procesi
Ročno upravljanje pogodb pomeni veliko administrativnih nalog, ki vzamejo čas in hkrati povečujejo tveganje za napake.
Pomanjkanje sledljivosti in nadzora
Razpršene papirne pogodbe se lahko izgubijo ali poškodujejo, kar otežuje spremljanje sprememb in različic.
Težave pri iskanju dokumentov
Pogodbe, shranjene v različnih lokacijah in formatih, otežujejo hitro iskanje in dostop.
Visoki stroški
Ročni postopki so neproduktivni in dragi, kar vpliva na dobiček.
Približno 71% podjetij ne more najti vsaj 10% svojih pogodb, kar pomeni, da nimajo popolnega pregleda nad svojimi obveznostmi in pravicami.
vir: The Journal of Contract Management
Zakaj je digitalizacija pogodbenih procesov tako pomembna?
Uporaba digitalnih poslovnih rešitev za upravljanje pogodb poenostavi vsak korak pogodbenega procesa, vključno s pripravo, pogajanji, podpisovanjem in obnovo pogodb. Avtomatizacija zmanjšuje napake, pospešuje sprejemanje odločitev in izboljšuje sodelovanje. Sledenje pogodbam v realnem času zagotavlja vpogled v njihovo uspešnost, skladnost z regulativnimi zahtevami in tveganja, kar podjetjem pomaga pri sprejemanju pametnejših odločitev.
Ključne prednosti uporabe poslovne rešitve za upravljanje pogodb
Pospešeni prodajni cikli
Digitalne rešitve omogočajo, da več uporabnikov hkrati pregleduje pogodbe, kar pospeši proces od priprave osnutka do podpisa. To skrajša prodajne cikle in omogoča hitrejše sklepanje poslov ter boljšo odzivnost na potrebe trga.
Po raziskavah Forrester in Aberdeen je za odobritev pogodbe v povprečju potrebnih 3,4 tedna, vendar uporaba digitalne rešitve za upravljanja življenjskega cikla pogodb ta čas zmanjša za povprečno 82 %.
Hitrejša izmenjava informacij in izboljšano sodelovanje
Elektronsko upravljanje omogoča hitro izmenjavo komentarjev in informacij, kar prihrani čas in omogoča večjo fleksibilnost pri komuniciranju potrebnih sprememb pogodb, ter izboljša sodelovanje med različnimi oddelki in deležniki v podjetju.
Izboljšana skladnost in zmanjšanje tveganj
Uporaba digitalnih rešitev organizacijam pomaga upravljati pogodbene obveznosti, roke in obnovitve, s čimer zmanjšujejo tveganje za neskladnost in povezane kazni ali pravne težave. Pre-definirane uporabniške pravice in revizijske sledi zagotavljajo, da so vsi podatki varno shranjeni in zaščiteni pred nepooblaščenimi spremembami in omogočajo natančno spremljanje vseh sprememb in dostopov do pogodb.
Boljša preglednost in nadzor s centraliziranim shranjevanje
Centraliziran repozitorij omogoča lažji dostop do vseh relevantnih dokumentov in informacij ter zmanjšuje tveganje izgube dokumentov, kar prispeva k nižjemu tveganju za poslovne napake in pravne spore.
Prihranek stroškov in optimizacija
Avtomatizacija upravljanja pogodb zmanjšuje administrativne stroške Poleg tega lahko zmanjšanje napak in izboljšana učinkovitost pripomoreta k večji donosnosti.
Administrativni stroški, povezani z upravljanjem pogodb, se lahko z uporabo avtomatiziranih rešitev zmanjšajo za 25-30% (Gatekeeper).
Kako deluje poslovna rešitev InDoc EDGE za upravljanje pogodb
Digitalna rešitev za upravljanje pogodb podpira vse faze življenjskega cikla pogodbe. Omogoča enostavno pripravo ali prejem osnutkov, usklajevanje vsebine, potrjevanje in elektronsko podpisovanje, distribucijo, vodenje aneksov in prilog ter skladno e-hrambo. Te zmogljivosti so zasnovane tako, da so enostavne, pregledne in sledljive, kar avtomatizira in poenostavi vse korake procesa, izboljša učinkovitost, varnost in skladnost z zakonskimi zahtevami.
Priprava ali prejem osnutka pogodbe
Postopek upravljanja pogodb se začne z zajemom osnutka pogodbe, ki ga prejmete od partnerja, ali z ustvarjanjem novega osnutka v sistemu, kot je InDoc EDGE. V tej fazi dodate potrebne metapodatke za sistemsko shranjevanje, iskanje in sledenje dokumentu.
Pregled in usklajevanje vsebine
Pripravljena pogodba gre skozi postopek pregleda in usklajevanja, kjer več pregledovalcev preverja vsebino in predlaga spremembe. Proces poteka v vnaprej določenem zaporedju glede na poslovna pravila, kar zagotavlja učinkovitost in skladnost.
Potrditev in elektronski podpis
Ko je pogodba pregledana in usklajena, se nadaljuje s potrjevanjem, ki lahko poteka zaporedno ali vzporedno. Pogodbo nato predložijo podpisnikom za elektronski podpis ali uredijo fizični podpis.
Skladna e-hramba
Podpisana pogodba se skupaj z morebitnimi aneksi in prilogami shrani v certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE. Tukaj je varno dostopna in sledljiva z vsemi potrebnimi metapodatki, kar zagotavlja skladnost z zakonskimi zahtevami.